Datenschutz­hinweise für Mieter

Datenschutzhinweise nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für Mieter von Immobilien, die die ServiceInvest Kapitalverwaltungsgesellschaft mbH für Rechnung der von ihr verwalteten Investmentvermögen (Sondervermögen) unmittelbar oder über Objektgesellschaften hält.

Vorbemerkung

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und welche Rechte Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehen. „Wir“ steht in diesem Dokument für die ServiceInvest Kapitalverwaltungsgesellschaft mbH (nachfolgend „ServiceInvest“), handelnd für Rechnung des von uns verwalteten Sondervermögens, das Vermieter oder (mittelbarer) Eigentümer der Immobilie ist, aufgrund deren wir Ihre Daten verarbeiten (nachfolgend „Immobilie“).

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf Sie persönlich beziehen lassen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO), zum Beispiel Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, aber auch steuerliche Daten und Kontodaten, und zwar auch die entsprechenden Daten von Personen, die für Sie tätig werden.

Wir erhalten diese Daten direkt von Ihnen oder von der mit der Verwaltung der Immobilie beauftragten Hausverwaltung, vom Asset Manager oder von sonstigen Dienstleistern. Wir verarbeiten sie in unserer Funktion als Vermieter oder wirtschaftlicher Eigentümer der Immobilie und als Kapitalverwaltungsgesellschaft des Sondervermögens.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen und des Daten­schutz­beauftragten

Verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen der Vermietung der Immobilie erheben oder die an uns weitergeleitet werden, ist nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO:

ServiceInvest Kapital­verwaltungs­gesellschaft mbH
handelnd für Rechnung der von ihr verwalteten Sondervermögen
Fürstenrieder Straße 61
80686 München
E-Mail: datenschutz@serviceinvest.de
Vertreten durch die Geschäftsführung: Jörg Homann, Jürgen Preißinger, Matthias Wiffler, Johannes Zahn

Unsere Datenschutzbeauftragte bzw. unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Sascha Kremer
c/o KREMER LEGAL
Bahnhofstraße 66
41236 Mönchengladbach
sascha.kremer@kremer.legal

Aktuelle Informationen zum Datenschutz finden Sie jederzeit in unserer Datenschutzerklärung auf www.serviceinvest.de.

2. Art der Daten, Zwecke und Rechts­grundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit dem geltenden Datenschutzrecht, insbesondere der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), zu den folgenden Zwecken.

a) Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO)

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Vermietung der Immobilie oder von Teilen der Immobilie an Sie. Dabei handeln wir für Rechnung des Sondervermögens, an dem institutionelle Anleger wirtschaftlich beteiligt sind. Die Verarbeitung dient der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung und der Beendigung Ihres Mietvertrags. Dabei verarbeiten wir folgende Daten:

• Daten zu Ihrer Person und zu Personen, die für Sie tätig sind, etwa Vertreter und Ansprechpartner (Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort und -land, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Beruf);
• gegebenenfalls Daten aus Personalausweis oder Reisepass;
• Kontaktdaten (Anschrift, vorherige Wohn- oder Geschäftsadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer);
• Verbrauchsdaten und Betriebskosten;
• Kontodaten und Zahlungsdaten;
• gegebenenfalls Angaben zur Bonität;
• Daten aus dem Mietvertrag;
• Korrespondenz während des Mietverhältnisses.

In der Regel erheben wir diese Daten nicht selbst bei Ihnen; sie werden uns von der für die jeweilige Immobilie beauftragten Hausverwaltung (Property Manager) oder vom Asset Manager übermittelt. Je nach vertraglicher Gestaltung verarbeitet die jeweilige Hausverwaltung Ihre Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO) oder als eigener Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO); im zweiten Fall informiert sie Sie gesondert über ihre Verarbeitung. Daten können auch direkt bei Ihnen erhoben oder von anderen im Rahmen des Mietverhältnisses beauftragten Dienstleistern weitergeleitet werden. Soweit es für die genannten Zwecke erforderlich ist, erheben wir Daten auch bei Dritten, etwa bei Auskunfteien, wenn Mieten nicht gezahlt werden oder Schreiben nicht zugestellt werden können, oder aus öffentlich zugänglichen Quellen wie dem Handelsregister oder dem Melderegister.

b) Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere:

• für Meldungen an Bau-, Melde-, Finanz- und Aufsichtsbehörden und für sonstige aufsichtsrechtlich erforderliche Zwecke;
• für die Identifizierung und die weiteren Sorgfaltspflichten nach dem Geldwäschegesetz (GwG), im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben und unseren internen Sicherungsmaßnahmen;
• für handels- und steuerrechtliche Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten;
• wenn wir aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung oder einer behördlichen Anordnung zur Herausgabe von Daten verpflichtet sind, oder wenn Daten im Rahmen behördlicher oder gerichtlicher Verfahren zur Beweiserhebung, Strafverfolgung oder Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche offengelegt werden müssen (etwa gegenüber einem Gericht oder einer Staatsanwaltschaft).

Außerdem sind wir nach dem Kapitalanlagegesetzbuch (KAGB) verpflichtet, die Immobilie regelmäßig bewerten zu lassen. Dafür übermitteln wir dem Bewertungsunternehmen grundsätzlich nur anonymisierte Informationen.

c) Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO)

Wir verarbeiten Ihre Daten außerdem, soweit dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter erforderlich ist und Ihre schutzwürdigen Interessen nicht überwiegen:

• Bei Bedarf erheben wir Bonitätsdaten, um das Risiko von Mietausfällen zu verringern.
• Die Anleger des Sondervermögens und gegebenenfalls die Objektgesellschaften haben ein Interesse an Informationen zur Vermietung der Immobilie, etwa zu Mietverträgen, Verbrauchsdaten und Betriebskosten. Diese Informationen stellen wir ausschließlich anonymisiert bereit.
• Für die Bewertung der Immobilie durch ein externes Bewertungsunternehmen kann im Einzelfall die Weitergabe bestimmter personenbezogener Daten erforderlich sein.
• Bei einem geplanten Verkauf oder einer Finanzierung der Immobilie stellen wir Kaufinteressenten, Erwerbern und finanzierenden Banken sowie deren Beratern die für ihre Prüfung erforderlichen Informationen zur Verfügung. Wir beschränken diese, soweit möglich, auf anonymisierte oder pseudonymisierte Angaben und geben sie nur unter Vertraulichkeitsverpflichtung weiter.
• Wir verarbeiten Daten, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

3. Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten

Soweit erforderlich, können wir die biometrischen Daten verarbeiten, die in Kopien Ihrer Ausweisdokumente enthalten sind, die Sie uns gegebenenfalls übermitteln (Lichtbild).

Diese Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung unserer geldwäscherechtlichen Pflichten, zu der wir gesetzlich verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c, Art. 9 Abs. 2 Buchst. g DSGVO in Verbindung mit den Vorschriften des GwG).

4. Empfänger der personenbezogenen Daten

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Beschäftigten Zugriff auf Ihre Daten, die sie für die genannten Zwecke benötigen; maßgeblich ist ein abgestuftes Berechtigungskonzept.

Zu den in Ziffer 2 genannten Zwecken und nur, soweit eine gesetzliche Erlaubnis besteht, geben wir Ihre Daten außerdem an folgende Empfänger weiter:

• die für die Immobilie beauftragte Hausverwaltung (Property Manager) und den Asset Manager der Immobilie;
• Dienstleister, die uns unterstützen, etwa IT-Dienstleister und externe Rechenzentren, sowie mit uns verbundene Unternehmen, die für uns Leistungen erbringen;
• die Verwahrstelle des Sondervermögens;
• Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Rechtsanwälte;
• Bewertungsunternehmen und Sachverständige;
• Behörden und sonstige öffentliche Stellen, etwa Finanzbehörden, die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin), Gerichte und Strafverfolgungsbehörden, soweit wir dazu verpflichtet sind;
• bei einem Verkauf oder einer Finanzierung der Immobilie: Kaufinteressenten, Erwerber und finanzierende Banken sowie deren Berater.

Dienstleister, die in unserem Auftrag tätig sind, verpflichten wir vertraglich zu angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten und zur Vertraulichkeit. Sie verarbeiten Ihre Daten innerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).

Eine Übermittlung Ihrer Daten in ein Land außerhalb der EU oder des EWR (Drittland) erfolgt grundsätzlich nur, soweit dies zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrags erforderlich ist oder aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses notwendig ist, etwa zur Erfüllung steuerlicher Meldepflichten.

5. Dauer der Speicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Mietverhältnisses. Nach dessen Beendigung und der Erfüllung aller Pflichten aus dem Mietverhältnis löschen wir Ihre Daten, es sei denn, wir müssen sie aufgrund handels-, steuer- oder aufsichtsrechtlicher Aufbewahrungspflichten weiter speichern. Außerdem dürfen wir Ihre Daten weiter speichern, soweit dies zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsfristen erforderlich ist.

Die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (§ 257 HGB, § 147 AO) betragen bis zu zehn Jahre. Unterlagen, die wir nach dem Geldwäschegesetz erstellt haben, bewahren wir fünf Jahre auf (§ 8 Abs. 4 GwG). Die Speicherdauer richtet sich außerdem nach den gesetzlichen Verjährungsfristen. Diese betragen nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch regelmäßig drei Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstanden ist, in bestimmten Fällen aber bis zu dreißig Jahre. Nach Ablauf der jeweiligen Frist löschen wir Ihre Daten.

6. Pflicht zur Bereitstellung und Folgen der Nicht­bereitstellung

Es besteht keine allgemeine Pflicht, uns personenbezogene Daten bereitzustellen. Die Bereitstellung ist jedoch teilweise gesetzlich vorgeschrieben oder für den Vertrag erforderlich (siehe Ziffer 2). Stellen Sie uns Daten nicht zur Verfügung, die wir für den Vertrag oder aufgrund einer gesetzlichen Pflicht benötigen, kann der Mietvertrag möglicherweise nicht wie vorgesehen geschlossen oder durchgeführt werden, oder wir müssen ihn kündigen.

7. Rechte der betroffenen Personen

Darüber hinaus können Sie uns gegenüber folgende Rechte geltend machen:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO);
• Recht auf Berichtigung oder Löschung (Art. 16 und 17 DSGVO);
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
• Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO);
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Für das Auskunfts- und das Löschungsrecht gelten die Einschränkungen der §§ 34 und 35 BDSG. Für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
www.lda.bayern.de

Um Ihre Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte möglichst zunächst an:

ServiceInvest Kapital­verwaltungs­gesellschaft mbH
Fürstenrieder Straße 61
80686 München
E-Mail: datenschutz@serviceinvest.de

Änderungen dieser Hinweise

Das unten angegebene Datum nennt den Stand der letzten Überarbeitung. Bei wesentlichen Änderungen stellen wir Ihnen die aktuelle Fassung dieser Datenschutzhinweise gesondert per Post oder E-Mail zur Verfügung. Die aktuelle Fassung können Sie außerdem jederzeit bei uns anfordern.

Stand: November 2026