Das Berichts- und Meldewesen der Kapitalverwaltungsgesellschaft als Kriterium für institutionelle Immobilieninvestoren

Das Berichts- und Meldewesen der Kapitalverwaltungsgesellschaft als Kriterium für institutionelle Immobilieninvestoren

Johannes Zahn, Geschäftsführer der ServiceInvest Kapitalverwaltungsgesellschaft, über die Anforderungen institutioneller Investoren an das Berichtswesen der KVG.

Institutionelle Investoren in Europa unterliegen heute diversen Aufsichtsregimen, Richtlinien und Umsetzungsverordnungen und damit auch umfangreichen Berichtspflichten. Bei der Wahl eines Investments beziehungsweise einer Kapitalverwaltungsgesellschaft (KVG) achten professionelle Investoren darauf , dass diese in ihren Berichten nicht nur die durch das KAGB vorgegebenen Informationen liefern, sondern eben auch die darüber hinausgehenden für das eigene Berichts- und Meldewesen notwendigen Informationen. Andernfalls wäre dies ein Ausschlusskriterium. Es kommt jedoch nicht nur auf den Umfang der Daten an, sondern auch auf deren Qualität im Sinne von Konsistenz und Detailtiefe sowie auf das Format, die Verlässlichkeit und Pünktlichkeit der Lieferung.

Große Versicherungen und andere Organisationen unter dem VAG-Regime sind zu vierteljährlichen Meldungen verpflichtet. Daher ist es naheliegend, dass sich die Erstellung von Quartalsberichten für KVGen mit entsprechenden institutionellen Investoren als Standard etabliert. Auch Meldevorgaben unter Solvency II können Versicherungsunternehmen nur pünktlich erfüllen, wenn ihre Asset Manager und KVGen ihnen entsprechende Daten rechtzeitig zur Verfügung stellen. Bei Banken, Sparkassen und anderen Kreditinstituten sind es die Anforderungen aus der Capital Requirements Directive (CRD) bzw. Regulation (CRR) und Großkredit- und Millionenkreditverordnung (GroMiKV) im Rahmen der Basel III-Umsetzung, welche einen wesentlichen Teil der zu liefernden Daten bestimmen. Hinzu kommen Meldepflichten der Bankenaufsicht und statistische Erhebungen. Für AIF und OGAW sind es die Statistik über Investmentvermögen, die Berichtspflichten des AIFMD-Berichtswesens, Meldungen zur Geldwäscheprävention wie „Z4“ für Zahlungen im Außenwirtschaftsverkehr, CRS- und FATCA-Meldungen an das Bundeszentralamt für Steuern.

Sowohl das Berichts- als auch das Meldewesen setzen daher ein durchdachtes Datenmanagement auf Seiten der KVG voraus, um den Erstellungsaufwand zu minimieren, verzögernde Belastungsspitzen vor den Veröffentlichungsterminen zu vermeiden und gleichzeitig eine hohe Datenqualität und -konsistenz sicherzustellen. Das lässt sich nur durch eine darauf ausgerichtete IT-Struktur mit einer zentralen und skalierbaren Datenhaltung sowie einheitlicher Datenverarbeitung und -definition erreichen. Lösungen, in denen aus unterschiedlichsten Datei-Formaten inkonsistente Daten in Excel-Tabellen zusammengetragen und verarbeitet werden, sollten ein für alle Mal der Vergangenheit angehören.

Die Basis geeigneter Systeme bilden die zeitpunktbezogenen, operativen Daten aus Verwaltungssystemen wie Buchhaltungs- oder ERP-Software, die über Schnittstellen in einem zentralen Datenhaushalt zusammengeführt werden. Die Qualitätskontrolle und entsprechende Vereinheitlichung der Daten erfolgt gleich beim Dateneingang, denn die Homogenität der Daten aus den unterschiedlichen Quellen ist der Schlüsselfaktor für ein effizientes und skalierbares Berichts- und Meldewesen. In weiteren Schritten werden die Daten aggregiert und durch die Generierung von Kennzahlen angereichert.

Auf diesem Daten-Pool aufbauende Management-Systeme wie AIFMControl versetzen die KVG erst in die Lage, ihr Portfolio- und Risikomanagement effektiv und effizient zu gestalten. Mittels spezialisierter Berichtsmodule lassen sich Hochglanzstandardberichte wie auch behördliche Meldungen (halb-)jährlich, quartalsweise oder monatlich auf „Knopfdruck“ erstellen. Individuelle Berichte können als PDF- oder Excel-Export dargestellt werden. Behördliche Meldungen werden direkt im XML-Format geliefert. Durch das Arbeiten mit einer Software und einer homogenen Datenbasis wird fachabteilungs- und berichtszweckübergreifend ein Standard und damit eine hohe Konsistenz ohne erhöhte Abstimmungs- oder redundante Datenverarbeitungsprozesse gewährleistet.

KVGen müssen diese Systeme gar nicht selbst aufbauen und pflegen, sondern können das gesamte Investorenberichts- und Meldewesen neben anderen Leistungen des Middle- und Back-Offices auch an spezialisierte Dienstleister vergeben. Diese auf das KVG-Insourcing spezialisierten Anbieter halten die notwendigen Systeme und etablierten Prozesse vor, so dass die Organisation der KVG damit nicht belastet wird. Im Gegenteil: Mithilfe des Insourcing-Partners kann die KVG ihr Geschäft weiter skalieren und sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.

Die Erfüllung der aktuellen, aufsichtsrechtlichen Vorgaben wird vom Insourcing-Partner sichergestellt. Ist dieser selbst als KVG unter dem KAGB reguliert, erleichtert dies das Auslagerungscontrolling erheblich. Wichtig ist die Unabhängigkeit des Partners von anderen Asset Managern oder Immobilieneignern, um Interessenkonflikte zu vermeiden.

Institutionelle Investoren sollten also nicht nur auf die Vollständigkeit der notwendig zu liefernden Daten, sondern auch auf die Qualität und Umsetzung des Datenmanagements der KVG achten, um Verzögerungen und Qualitätseinbußen bei der Erfüllung der eigenen Berichtspflichten zu vermeiden.

Wollen KVGen die Zielgruppe der institutionellen Investoren bedienen, müssen sie die entsprechenden Berichts- und Meldeanforderungen nicht nur kennen, sondern auch effizient bedienen können.